GDPR - Zásady zpracování a ochrany osobních údajů

1. Úvod

Tyto Zásady zpracování a ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) vysvětlují, jak nakládáme s Vašimi osobními údaji, když poskytujeme výchovu a vzdělávání v souladu se zákony ČR.

Zásady popisují způsob shromažďování, použití a zpracování Vašich osobních údajů a dále způsob splnění právních povinností, které vůči Vám máme. Vaše soukromí je pro nás důležité. Ochranu Vašich osobních údajů a souvisejících práv považujeme za jednu z našich priorit.

Pro účely splnění požadavků platné legislativy upravující ochranu osobních údajů (mimo jiné též Nařízení General Data Protection Regulation (EU) 2016/679), dále jen „GDPR“, uvádíme, že organizací odpovědnou za nakládání s Vašimi osobními údaji (dále jen „správce či škola“) je:

Střední průmyslová škola a Střední odborné učiliště Pelhřimov
Adresa: Friedova 1469, 39301 Pelhřimov
IČO: 14450470
datová schránka: qcqudp8
tel: +420 731 516 524
e-mail: triska.lukas@spssou-pe.cz

Pověřencem pro ochranu osobních údajů je Projektová kancelář Kraje Vysočina, příspěvková organizace IČO: 71294376, se sídlem: Ke Skalce 5907/47, 586 01 Jihlava, zodpovědná osoba je Ing. Jana Hartmanová, poverenec@pkkv.cz, tel: +420 724 167 744

Subjekt údajů může kontaktovat správce prostřednictvím jeho podatelny a to buď písemně na výše uvedené adrese, elektronicky nebo datovou schránkou.

Subjekt údajů je rovněž oprávněn kontaktovat na adrese sídla správce jeho pověřence pro ochranu osobních údajů.

Správce neprovádí v souvislosti se zpracováním osobních údajů žádné automatizované rozhodování, včetně profilování, a není-li níže uvedeno jinak, nepředává osobní údaje mezinárodním organizacím. V žádném případě nepředává osobní údaje do třetích zemí. Správce nezpracovává osobní údaje za marketingovými účely.

Ochranu Vašeho soukromí při zpracování osobních údajů považujeme za významnou záležitost a věnujeme jí zvláštní pozornost. Naše zásady ochrany osobních údajů jsou v souladu se zákonnými ustanoveními a s našimi vnitřními pravidly chování, která se vztahují na celou organizaci a dále v souladu s naším organizačním řádem a směrnicí ochrana osobních údajů.

Klademe důraz na spolupráci s organizacemi, které dodržují pravidla a zákonná ustanovení a svou činnost provádí v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) o ochraně osobních údajů.

Zaměstnanci jsou vázáni mlčenlivostí a interními pravidly organizace. Organizace organizuje a poskytuje zaměstnancům školení o pravidlech bezpečnosti informací a dalších závazcích týkající se bezpečnosti a ochrany dat a stejně tak dochází k interním auditům pro kontrolu dodržování těchto pravidel a zásad při práci s osobními údaji. Přístupy k osobním údajům jsou řízené a založené na právech jednotlivých zaměstnanců tak, jak je nezbytně nutné pro jejich práci.

Osobní údaje získané během návštěv na našich webových stránkách zpracováváme v souladu se zákonnými ustanoveními platnými v České republice. Pro optimalizaci těchto webových stránek z hlediska systémového výkonu, využitelnosti a poskytování užitečných informací o produktech a službách osobní údaje automaticky shromažďujeme a ukládáme. Tyto informace jsou typicky informace o vaší IP adrese, typu prohlížeče a nastavení jazyka, operačním systému, poskytovateli internetového připojení a o datu a délce vaší návštěvy.

2. Jaké jsou právní základy zpracování Vašich osobních údajů?

2.1 Plnění právní povinnosti

Některé osobní údaje o Vás zpracováváme, protože je to nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na nás vztahuje. Jedná se zejména o vedení povinné dokumentace a údajů v ní. Tyto osobní údaje musíme zpracovávat a nepotřebujeme k tomu Váš souhlas, ani nám to nemůžete zakázat.

2.2 Udělení souhlasu

Za určitých okolností jsme povinni získat Váš souhlas se zpracováním osobních údajů. Potvrzení souhlasu je svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů.

2.3 Veřejný zájem

Jako školské zařízení můžeme zpracovávat některé osobní údaje v rámci našeho cíle, tj. poskytování výchovy a vzdělávání. Jedná se zejména o zveřejňování výsledků soutěží, turnajů, závodů, olympiád, školení a všech podobných informací, které mají pozitivní a motivující dopad na jejich příjemce. Tyto informace mohou v přiměřeném rozsahu obsahovat i osobní údaje.

2.4 Oprávněné zájmy

Jedná se o případ, kdy Vaše údaje můžeme zpracovávat, pokud je to "nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost Vaše zájmy nebo základní práva a svobody vyžadující ochranu osobních údajů."

2.5 Plnění smlouvy nebo jednání o jejím uzavření

Zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž jste smluvní stranou nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na Vaši žádost. Jedná se např. o zpracovávání údajů pro přípravu smlouvy se zájemcem o pracovněprávní vztah apod.

2.6 Ochrana životně důležitých zájmů

Pokud by se stala nehoda, havárie nebo jiná situace, u které může být ohroženo Vaše zdraví nebo jiný životně důležitý zájem, můžeme zpracovávat Vaše osobní údaje.

2.7 Vznášení, uplatňování a obhajoba právních nároků

Zpracování osobních údajů v souladu s místní legislativou a dalšími požadavky také citlivých osobních údajů může být z našeho pohledu někdy nezbytné v souvislosti s uplatněním nebo obhajobou našich právních nároků. Legislativa nám to umožňuje, pokud je takové zpracování „nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků nebo pokud soudy jednají v rámci svých soudních pravomocí“. K takové situaci může dojít, například pokud budeme potřebovat právní poradenství v rámci soudního řízení nebo nám legislativa bude ukládat povinnost uchovávat nebo poskytnout určité informace v rámci soudního řízení.

3. Jaké údaje zpracováváme?

3.1 Údaje o uchazečích o zaměstnání

Považujeme za přiměřené, že pokud se ucházíte o zaměstnání nebo jste zveřejnili svůj profesní životopis na pracovním portálu nebo profesní kontaktní stránce, nebude Vám vadit, když shromáždíme a použijeme Vaše osobní údaje k tomu, abychom Vám mohli nabídnout tu nejlepší pracovní příležitost podle Vašich požadavků. Záleží na Vás, jaké osobní údaje nám poskytnete při osobním setkání nebo v životopisu.

3.2 Údaje o zaměstnancích školy

Osobní údaje zaměstnanců školy jsou shromažďovány a zpracovávány v nezbytně nutné míře, pro účely vedení zaměstnanecké agendy, upraveny v zákonech: č.  262/2006 Sb. Zákoník práce, č. 561/2004 Sb., Školský zákon a zákonem č. 563/1991 Sb. o Účetnictví.

3.3 Osobní údaje studentů, žáků a jejich zákonných zástupců

Osobní údaje našich studentů a jejich zákonných zástupců jsou shromažďovány a zpracovávány v nezbytně nutné míře, pro účely vedení školní matriky, potřeby úřadu práce a smluvních závazků upraveny v zákonech: č. 561/2004 Sb., Školský zákon, č. 89/2012 Sb., Občanský zákoník.

O studentech mohou být shromažďovány i některé citlivé osobní údaje jako údaje o alergiích, zdravotní způsobilosti apod.

3.4 Osobní údaje osob jiných organizací

Osobní údaje fyzických osob cizích organizací (studenti, učitelé a ostatní) jsou shromažďovány a zpracovávány v nezbytně nutné míře za účelem středoškolské soutěže, odborné činností studentů, sportovních a jiných soutěží. Jsou poskytovány a zpracovány v souladu se zákonem č. 561/2004 Sb., Školský zákon.

3.5 Údaje o dodavatelích a odběratelích

Abychom zajistili hladký chod zařízení, potřebujeme vědět několik věcí také o našich dodavatelích či odběratelích. Patří mezi ně kontaktní údaje důležitých osob ve Vaší organizaci, se kterými budeme komunikovat. Jedná se o jména, telefonní čísla a e-mailové adresy. Tyto údaje zpracováváme v oprávněném zájmu. Potřebujeme také další informace, jako je Vaše bankovní spojení, abychom Vám mohli posílat platby za služby, které nám poskytujete (pokud jsou součástí smlouvy, kterou jsme spolu uzavřeli). Takové informace pak zpracováváme, protože jsou nezbytné pro splnění smlouvy.

3.6 Osobní údaje dalších osob, které může správce kontaktovat

Pokud Vás uchazeč o zaměstnání uvede jako osobu potvrzující reference, použijeme Vaše osobní údaje k tomu, abychom Vás kontaktovali právě za účelem potvrzení referencí. Jedná se o součást našich postupů zajištění kvality, které jako organizace považujeme za nezbytné a jako náš oprávněný zájem při zaměstnávání pracovníků.

3.7 Údaje o uživatelích webových stránek

O uživatelích webové stránky shromažďujeme omezené množství údajů, které nám pomáhají zlepšovat užitnou hodnotu našeho webu a lépe řídit zobrazovaní důležitých informací o nás. Do této kategorie patří informace o způsobech, kterými naši webovou stránku používáte, o frekvenci Vašich návštěv stránky a obdobích, během kterých je naše stránka nejoblíbenější.

Webové stránky organizace, mohou za účelem optimalizace služeb využívat tzv. „cookies".

„Cookie" je malý soubor, skládající se obvykle z písmen a číslic, které prostřednictvím našeho internetového serveru posíláme do souboru cookie prohlížeče na pevném disku Vašeho počítače. To nám například umožňuje rozpoznat zařízení daného uživatele v případě, že dojde ke spojení mezi internetovým serverem a internetovým prohlížečem. Hlavním účelem cookies je umožnit našemu internetovému serveru poskytnout uživateli internetové stránky, na které je zvyklý tak, aby návštěva internetových stránek organizace byla pro uživatele více osobní a dokázala lépe reagovat na jeho individuální potřeby.

3.8 Údaje o stěžovatelích nebo žadatelích o informace

Každý občan má práva podat stížnost nebo požádat o informace, abychom mohli tyto podání vyřídit, potřebujeme k tomu tyto osobní údaje: jméno a příjmení, adresu a kontaktní údaje (telefon, e-mail).

3.9 Záznamy z kamerových systémů

Na základě zpracování z titulu oprávněného zájmu správce jsou v budovách školy provozovány kamerové systémy se záznamem. Záznamy se pořizují za účelem ochrany majetku školy a za účelem bezpečnosti osob nacházejících v jejích prostorách. Záznamy jsou využívány pouze v souvislosti s šetřením případných událostí, které poškozují oprávněné zájmy správce.

4. Odkud jsme Vaše osobní údaje získali?

• Data, která zpracováváme, získáme převážně od Vás jakožto subjektu osobních údajů. Můžeme se však o Vás dozvědět i z jiných zdrojů, abychom se ujistili, že to, co o Vás víme, je pravdivé a úplné
• Zpracováváme osobní údaje, které nám jsou sděleny při uzavření smlouvy a v průběhu jejího trvání přímo s Vámi, nebo s Vaším souhlasem, prostřednictvím našeho zaměstnance. V případě navázání nového obchodního vztahu zpracováváme Vaše osobní údaje sdělené při sepsání smlouvy s Vámi
• Pokud jste naším zaměstnancem nebo uchazečem o zaměstnání, zdrojem dat mohou být reference od bývalých zaměstnavatelů či reference z internetových zdrojů, například sociálních sítí jako LinkedIn nebo jiné pracovní portály
• Vaše osobní údaje a stejně tak citlivá osobní data můžeme získat za účelem plnění závazku ze smlouvy
• Dále zpracováváme osobní údaje legálně získané z veřejných rejstříků nebo při součinnosti s vládními orgány a institucemi (ve smyslu zákona č. 253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu)
• Ke zpracování osobních údajů může dojít i v případě poskytnutí Vašich dat od třetí osoby, které jste poskytl souhlas nebo přímo plnou moc k tomuto účelu. Informace můžeme doplnit i o Vámi zveřejněná data z veřejně dostupných zdrojů

5. Komu poskytujeme osobní údaje?

Dle okolností a v souladu s platnou legislativou a dalšími požadavky můžeme Vaše osobní údaje různými způsoby a z různých důvodů poskytnout následujícím kategoriím osob:

• Daňovým, auditním a jiným orgánům, pokud jsme přesvědčeni, že nás k poskytnutí těchto údajů zavazují platné zákony (např. na základě žádosti finančního úřadu, ČSSZ, Policie ČR, OSPOD, Inspektorát práce nebo v souvislosti s plánovaným soudním řízením apod.)
• Třetím stranám, které jako externí poskytovatelé služeb plní některé z našich funkcí (včetně externích konzultantů, obchodních partnerů a odborných poradců jako jsou právníci, účetní, pracovníci technické podpory, IT poradci apod.)
• Třetím stranám, které nám poskytují IT služby nebo zajišťují uchovávání našich dokumentů a s nimiž máme uzavřenou příslušnou smlouvu o zpracování údajů (nebo podobnou dohodu)
• Třetím stranám jako jsou MŠMT a ČŠI, kterým předáváme osobní údaje na základě právní povinnosti
• Poskytovatelům veřejné podpory v souvislosti s dotačními programy, soutěžemi a dalšími vzdělávacími akcemi vyhlášenými MŠMT nebo jiným správcem údajů
• Ostatním třetím osobám, kterým osobní údaje poskytujeme za účelem splnění smluvních povinností 

6. Jak chráníme osobní údaje?

Na ochraně Vašich údajů nám záleží. Zavázali jsme se proto přijmout veškerá přiměřená a vhodná opatření k ochraně osobních údajů, které spravujeme, před zneužitím, ztrátou nebo neoprávněným přístupem. Tuto ochranu zajišťujeme pomocí řady vhodných technických a organizačních řešení.  Tato opatření, jejichž prostřednictvím je možné vypořádat se s případným ohrožením bezpečnosti údajů, jsou obsažena jak ve směrnici o zpracování osobních údajů, tak v záznamech o činnostech zpracování osobních údajů. Tyto dokumenty jsou však neveřejné právě z důvodu zvýšení ochrany a zabezpečení osobních údajů.

Veškeré osobní údaje, které nám jako nezbytné poskytnete, jsou zabezpečeny standardními postupy a technologiemi. Ve škole je prozatím paralelně veden klasický listinný systém evidence dat (třídní výkaz) a elektronický evidenční systém Bakaláři. Za účelem lepšího zabezpečení Vašich osobních údajů je přístup k těmto údajům umožněn certifikovaným zaměstnancům školy s přístupovými právy rozdělenými podle funkcí, vždy chráněno individualizovanými přístupovými údaji.

7. Jak dlouho uchováváme osobní údaje?

Osobní údaje uchováváme jako součást dokumentů v souladu s platnou legislativou. Zejména se zákonem č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. A dále v souladu se spisovým a archivačním řádem a spisovým plánem.

8. Jaká máte práva?

Jedním z hlavních cílů GDPR je ochrana a vyjasnění práv občanů ve smyslu ochrany osobních dat. Znamená to, že s Vašimi údaji souvisí určitá práva i potom, co nám je poskytnete. Podrobný popis těchto práv je uveden níže.

K osobním údajům, které jste nám už poskytli, se váží různá práva. Veškeré Vaše žádosti vyřídíme bez zbytečného odkladu a za všech okolností v souladu s platnými zákony. Vezměte prosím na vědomí, že komunikaci s Vámi zaznamenáváme, abychom zajistili hladké řešení veškerých problémů, na které poukážete.

8.1 Právo na získání informací

Subjekt údajů má právo na informace o poskytnutých osobních údajích, ale zároveň má právo získat následující informace:

• Účel zpracování
• Kategorie dotčených osobních údajů
• Příjemci nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny
• Plánovaná doba, po kterou budou osobní údaje uložen
• Veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů
• Skutečnost, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování

8.2 Právo na přístup k osobním údajům

Máte samozřejmě právo požádat nás kdykoli o informace o tom, jaké údaje o Vás uchováváme. Zároveň po nás můžete požadovat, abychom Vaše údaje upravili, aktualizovali nebo vymazali. Vaší žádosti můžeme vyhovět, v případně že lze ověřit Vaši totožnost. V opačném případě poskytnutí informací, v souladu se zákonem, musíme zamítnout, k čemuž vám vždy poskytneme příslušné zdůvodnění. Případný přístup k údajům, které o Vás uchováváme, nebude zpoplatněný, pokud nebude „zjevně bezdůvodný nebo neoprávněný“. Požadavky na poskytnutí dalších kopií takových údajů z naší strany mohou podléhat povinnosti uhradit přiměřený administrativní poplatek. V souladu s platným právem můžeme v podobných případech Vaši žádost i zamítnout. Pokud k tomu dojde, vždy vám sdělíme naše důvody. Pokud se jedná o žádost podle článků 15 až 22 Nařízení, musí být informace poskytnuta bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Lhůtu lze ve výjimečných případech prodloužit o dva měsíce, o čemž musí být subjekt údajů ze strany správce informován, včetně důvodů prodloužení.

8.3 Právo na vznášení námitek

Subjekt údajů má právo podat stížnost správci, jeho pověřenci pro ochranu osobních údajů nebo Úřadu na ochranu osobních údajů – www.uoou.cz, adresa Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Stížnost je třeba podat v písemné či elektronické formě, musí obsahovat údaje umožňující identifikaci subjektu a dle zvolené formy musí být zakončena vlastnoručním podpisem či zaručeným nebo kvalifikovaným elektronickým podpisem.

8.4 Právo na odvolání souhlasu s použitím osobních údajů

Svůj souhlas se zpracováním osobních údajů při určitých činnostech můžete kdykoli odvolat a my ukončíme konkrétní činnost, s jejímž prováděním jste předtím souhlasili. Výjimkou jsou případy, kdy se budeme domnívat, že pro další zpracování Vašich údajů za daným účelem existuje alternativní důvod (např. když se z dobrovolného údaje stane změnou zákona údaj povinný), což je okolnost, o které Vás budeme informovat.

Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.

8.5 Právo na výmaz

Za určitých okolností máte právo požadovat výmaz svých osobních údajů. Pro dané údaje musí platit některé z následujících kritérií:

• Údaje již nejsou potřebné k účelu, za kterým byly původně získány a/nebo zpracovány
• Svůj dříve udělený souhlas se zpracováním údajů z naší strany jste následně odvolali a neexistuje žádný platný důvod k jejich dalšímu zpracování
• Údaje byly zpracovány v rozporu s platným právem (např. způsobem, který není v souladu s GDPR)
• Údaje je nutné vymazat, abychom jako jejich správce splnili své zákonné povinnosti, nebo
• Údaje zpracováváme, protože jsme přesvědčeni, že tím sledujeme své oprávněné zájmy, vy vůči jejich zpracování vznesete námitku a my nemůžeme prokázat, že existují legitimní převažující důvody k jejich dalšímu zpracování

Pokud vyhovíme platné žádosti o výmaz údajů, přijmeme přiměřená a proveditelná opatření k vymazání příslušných údajů.

8.6 Právo na přenositelnost údajů

Pokud Vaše údaje zpracováváme na základě uděleného souhlasu nebo pro splnění smlouvy, jejíž jste smluvní stranou, a údaje jste nám poskytli ve strojově čitelném formátu, máte právo požádat o přenos Vašich osobních údajů k jinému správci údajů. V takovém případě Vaše údaje rovnou převedeme nebo Vám poskytneme jejich kopii ve strojově čitelném formátu, pokud to bude technicky proveditelné.

8.7 Právo na omezení zpracování

Za určitých okolností máte právo požadovat, abychom zpracování Vašich osobních údajů omezili. V takových případech můžeme Vaše údaje nadále pouze uchovávat a nesmíme provádět jejich další zpracování, pokud nevyjádříte svůj souhlas nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu. Mezi okolnosti, za kterých jste oprávněni požadovat omezené zpracování Vašich osobních údajů, patří:

• Případy, kdy rozporujete přesnost Vašich osobních údajů, které zpracováváme. Platí-li tato okolnost, omezíme zpracování Vašich osobních údajů do doby, než ověříme jejich přesnost
• Případy, kdy vznesete námitku vůči našemu zpracování vašich osobních údajů za účelem prosazení našich oprávněných zájmů. Platí-li tato okolnost, můžete požadovat omezené zpracování údajů do doby, než ověříme, jaké jsou naše důvody k jejich zpracování
• Pokud bude naše zpracování Vašich údajů protiprávní a Vy požádáte o omezené zpracování namísto výmazu
• Pokud již nebudeme potřebovat zpracovávat Vaše osobní údaje, ale na Vaší straně vznikne potřeba použít tyto údaje k vznesení, uplatnění a obhajobě právního nároku.

Pokud jsme za uvedených okolností Vaše údaje poskytli třetím stranám, budeme tyto strany informovat o Vašem požadavku na omezené zpracování. Výjimku představují případy, kdy by to bylo nemožné nebo by za tímto účelem bylo nutné vynaložit nepřiměřené úsilí. O každém odvolání omezeného zpracování vašich osobních údajů Vás samozřejmě budeme informovat.

8.8 Právo na opravu

Máte také právo požadovat opravu veškerých nepřesných nebo neúplných osobních údajů, které o Vás uchováváme. Pokud jsme za takových okolností Vaše údaje poskytli třetím stranám, budeme tyto strany informovat o Vašem požadavku na provedení oprav. Výjimku představují případy, kdy by to bylo nemožné nebo by za tímto účelem bylo nutné vynaložit nepřiměřené úsilí. Dle potřeby Vám také sdělíme, kterým třetím stranám jsme nepřesné nebo neúplné osobní údaje poskytli. Budeme-li se domnívat, že vyhovění Vaší žádosti není z naší strany žádoucí, sdělíme Vám důvody takového rozhodnutí.

V případě oprav či výmazů osobních údajů nebo omezení zpracování informuje správce příjemce, jemuž byly osobní údaje zpřístupněny o těchto skutečnostech, není-li to nemožné či nevyžaduje-li to nepřiměřené úsilí.

Žádostí subjektu údajů se správce bude zabývat při splnění následujících podmínek:

• Totožnost subjektu údajů bude možné ověřit
• Z žádosti bude jasně patrné, jaké právo subjekt uplatňuje a jakých osobních údajů se žádost týká;
• Tyto osobní údaje správce skutečně zpracovává
• Subjekt údajů přesně uvede, co požaduje
• Požadavek subjektu údajů bude v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES
• V případě nedostatečné identifikace své osoby subjekt údajů bez zbytečného odkladu doloží správci další identifikační údaje tak, aby správce mohl spolehlivě ověřit totožnost subjektu údajů. O tuto dobu se prodlužují všechny lhůty pro vyřízení žádosti. Pokud subjekt údajů odmítne tyto doplňující údaje poskytnout, není správce povinen reagovat na jeho žádost
• Je-li subjektem údajů osoba mladší 16. let, musí být žádost podána a podepsána jeho zákonným zástupcem

Související:

Příloha č. 1 – žádost subjektu údajů (soubor .pdf, 428kB).